16/05/2019 Undime

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6 dicas para diminuir a burocracia na escola

Entenda como abrir um canal de comunicação com as secretarias e aproveitar ferramentas disponíveis pode eliminar perrengues no dia a dia da escola

Há dois anos, a Escola Municipal Georgita Rivalino Duarte, de Goiânia (GO), era mais uma que enfrentava problemas com os trâmites burocráticos para aquisição da merenda. O processo era todo centralizado na Secretaria Municipal de Educação e, com isso, algumas escolas da rede enfrentavam entraves para garantir que os alunos não ficassem sem alimentação. Além disso, havia sempre a questão de acertar na conta do quê e quanto comprar e o risco de receber produtos de baixa qualidade.

Não era um impasse que a escola pudesse resolver sozinha. Cada etapa contava com um processo burocrático. A solução veio quando gestores escolares e públicos se juntaram para dialogar e concluíram que o melhor seria “descentralizar” a alimentação escolar.

A secretaria criou duas ferramentas para ajudar os gestores a calcular a quantidade necessária de comida para determinado período e número de alunos. “Quanto maior a secretaria, maior a necessidade de automação nos processos”, afirma o secretário municipal de Educação de Goiânia, Marcelo Ferreira da Costa. “Isso nos ajuda a evitar fraudes, inconformidades e desperdício de alimentos. Com um controle rígido, conseguimos usar melhor o recurso público e ter mais transparência em tudo”, diz.

A diretora da EM Georgita Rivalino Duarte, professora Olineide Ferreira Furtado, diz que o efeito dessas mudanças é visto nos próprios alunos. A escola tem 184 alunos do 1º ao 6º ano do Ensino Fundamental em tempo integral. “São três refeições por dia, então hoje em dia dá muito gosto de ver eles comendo”, ressalta a gestora, que trabalha na escola há 12 anos.

Mesmo com tudo alinhado com a secretaria, é possível que os problemas não acabem. Para ficar dentro do orçamento e garantir refeições de qualidade, o gestor talvez tenha de fazer alguns “malabarismos”, como diz Olineide. “Agora é mais cansativo porque temos que fazer cotações, ir ao mercado, ficar atentos a promoções e, às vezes, fazer ‘milagre’ com o dinheiro para não deixar faltar nenhum nutriente no prato das crianças, mas é melhor como é hoje”, reforça.

Um truque conhecido em qualquer comércio é comprar em quantidade, o que permite negociar melhor o preço. Olineide uniu-se a duas outras diretoras de escolas da região para fazer as compras em quantidade maior, com preço melhor. “Em três [escolas], conseguimos descontos, principalmente com os comerciantes da nossa comunidade, que geralmente têm filhos que estudam nas nossas escolas. Acho que é uma ótima dica a ser seguida pelos gestores”, sugere.

Planejamento é fundamental

Para evitar cenários caóticos ou entraves ao funcionamento normal das atividades escolares, a palavra-chave é planejamento. Escolas e secretarias devem sentar para discutir e planejar o fluxo do ano. “O envolvimento de pessoas é enorme, muitas vezes vai da merendeira ao prefeito, ao governador e tudo isso pensando na aprendizagem dos alunos, para que eles tenham condições dignas de aprender”, diz Márcia Portela, especialista em Gestão Pedagógica da plataforma Conviva Educação, sistema de gestão gratuito voltado ao dirigente municipal de Educação e às equipes técnicas das secretarias.

Todo começo de ano, a rotina escolar é sempre a mesma: abrir as matrículas e preparar a escola para receber professores e funcionários, alunos e famílias. Para isso, o gestor precisa verificar, por exemplo, se as partes elétrica e hidráulica estão funcionando, se há comida na despensa, se há mobiliário e material de expediente suficientes. O quadro de professores deve estar completo, caso contrário os alunos correm o risco de ficar sem aula, como aconteceu no Rio de Janeiro neste ano.

Na capital fluminense, o ano letivo começou com 11 mil estudantes aguardando a abertura de novas turmas de Ensino Médio somente na capital, supostamente devido ao fechamento de 1.147 turmas, em três anos. A Secretaria de Educação do Estado informou que a estratégia seria priorizar a abertura de todas as turmas possíveis em unidades que tivessem vagas ociosas e possibilidade de receber novos alunos. Em nota, afirma ter solucionado o problema.

Márcia Portela observa que é papel da gestão escolar informar com antecedência às secretarias sobre a necessidade de contratar professores temporários. “Cabe à pasta realizar o processo seletivo, mas isso preciso ser informado o quanto antes para que o edital seja publicado em outubro e a seleção ocorra em novembro”, explica. Segundo ela, que foi secretária de Educação de Macaíba, no Rio Grande do Norte, o planejamento, tanto dos gestores quanto das secretarias, é que vai dar “condições de apagar possíveis incêndios”.

Reorganizando processos

A Escola Municipal Marquês de Salamanca, localizada na zona rural de Três Rios (RJ), passou a ter uma nova rotina depois que a Secretaria de Educação do município reorganizou o transporte escolar. A unidade está a cerca de 30 quilômetros da cidade e atende 55 alunos da Educação Infantil e Ensino Fundamental I, sendo que alguns vivem a mais de 40 km de distância.

Há três anos na direção da escola, Bruno Bordon da Conceição lembra que melhorar o transporte escolar era uma demanda antiga das escolas e foi atendida pela atual gestão da Secretaria Municipal de Educação. Os ônibus antigos apresentavam problemas constantes. “Quando chovia, o ônibus não subia em determinado ponto da estrada por causa da chuva. Foram muitos obstáculos como esse, mas nunca deixamos de ter aula, nem com tempestade”, diz.

O problema maior era a qualidade do transporte. A manutenção dos ônibus era muito ruim, alguns veículos estavam com documentação atrasada, pneus extremamente desgastados. Resumindo: as contas da manutenção eram altas e nunca tinham fim. “Fizemos um workshop com os motoristas e eles nos disseram que estavam apreensivos e, na época, alguns alunos ficaram sem aula”, conta a secretária de Educação de Três Rios, Hélida Siqueira.

Na busca por ferramentas que tornassem o processo menos confuso e mais econômico, a Secretaria de Educação encontrou uma plataforma na qual é possível fazer todo o controle do transporte escolar, como acompanhamento de manutenções e vistorias e custos com combustível. “Muitas vezes, pecamos por falta de informação”, afirma Hélida, que é professora há 32 anos e comanda a pasta desde 2017. “Agora podemos acompanhar o Portal Transparência, ver os recursos disponíveis, estar atentos ao que é seu de direito e cobrar os nossos direitos constitucionais e de nossos alunos”.

A história terminou bem. Com recursos do governo federal, a secretaria conseguiu comprar novos veículos e colocou parte da frota antiga para leilão.

1 - Dialogue com a secretaria

Antes de tudo, é preciso que as escolas mantenham um diálogo aberto com a secretaria municipal para informar quais são os problemas enfrentados em diferentes frentes, da infraestrutura ao aprendizado dos alunos, passando por formação de professores.

2 - Planeje e, se necessário, desenhe

“É preciso que os gestores façam um diagnóstico dos principais gargalos que existem e desenhem um fluxo com passos e prazos”, diz o secretário de Educação de Goiânia, Marcelo Ferreira da Costa. Segundo ele, é essencial acompanhar se cada um dos envolvidos no processo está fazendo tudo certo. “A eficiência é maior se for desse jeito. Em Goiânia as coisas necessárias não estavam sendo feitas por falta desse desenho”, diz.

3 - Coordenador, seu papel é essencial

O coordenador é quem dá equilíbrio à gestão escolar porque tem domínio da escola e conhece a realidade, diz Márcia Portela. “Geralmente, o coordenador é quem faz os programas governamentais rodarem, é quem coordena a elaboração e efetivação do PPP enquanto diretor e vice ficam com a parte árida, como cuidar da adesão de programas do Governo Federal para adquirir recursos para pequenas reformas, compras de materiais de limpeza e de experiente”, explica.

4 - Alimentação não pode faltar

O Conviva Educação sustenta que a oferta da alimentação nas escolas deve respeitar a legislação própria do setor e a diversidade regional dos alimentos. Por isso, as secretarias de Educação devem conhecer as necessidades nutricionais de seus estudantes, de acordo com cada faixa etária, acompanhar a qualidade do serviço oferecido e monitorar a aceitação do cardápio. Os técnicos da secretaria, com apoio da equipe de nutricionistas, criam os cardápios e estabelece o que será comprado em determinado período, quando e quanto. O processo pode ser centralizado ou não na secretaria.

5 - Transporte escolar sempre

O transporte escolar de qualidade permite que o aluno faça o trajeto entre sua residência e a escola com segurança e no menor tempo possível. A prioridade de atendimento é para os alunos de zona rural. Assim, de acordo com a plataforma do Conviva Educação, cabe às secretarias planejar o transporte escolar com segurança e acompanhamento dos estudantes dentro dos veículos.

6 - Prestação de contas

Por ser uma unidade com CNPJ, a escola precisa prestar contas de tudo que faz. As secretarias de Educação, em geral, contam com uma pessoa responsável por receber esses relatórios. O atraso na prestação de contas ou até mesmo deixar de fazê-la pode acarretar em prejuízos como o não recebimento de recursos. Portanto, é crucial estar com essa exigência em dia.

Fonte: Nova Escola, Gestão Escolar/ Foto: Getty Images

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